Programme Assistant at European Commission

Place of employment: Belgium, Brussels

Function Group: III

Unit: NEAR C1

Contact point: Mathieu Bousquet, Head of Unit ; Sigrit Brettel, Head of Sector

Deadline for application: 17/12/2018

Application: Send applications to NEAR-CA-VACANCIES@ec.europa.eu

Job description
Job Profile
Position
CONTRACT AGENT FGIII
Job title
Programme Assistant – External Relations
Domains
Generic domain
EXTERNAL RELATIONS
Intermediate domain
Specific domain
EU NEIGHBOURHOOD
Job Family
External Relations
Sensitive job
No
Overall purpose
Programme assistant in the field of rule of law and public administration reform in the Eastern neighbourhood, under the supervision of an official.
Functions and duties
+ PROGRAM / PROCESS / PROJECT MANAGEMENT – PPM Assistance à la gestion des programmes / projets
• Assister à l’identification et à l’instruction des projets de coopération avec les pays du voisinage Oriental dans les secteurs de la compétence du gestionnaire, en étroite coordination avec les Délégations et les administrations des pays partenaires. Présenter les projets au QSG. Assurer les tâches d’information et de visibilité y relatives. Assurer que sont remplies les conditions institutionnelles, budgétaires, logistiques) nécessaires au démarrage des actions.
• Veiller, en étroite collaboration avec l’unité “finances et contrats” au respect des règles communautaires de bonne gestion administrative, contractuelle et financière, notamment en ce qui concerne la passation des marchés.
• Préparer, en étroite collaboration avec l’unité “finances et contrats” et sur base des modèles établis, les dossiers d’appels d’offres, appels à propositions, contrats et contrats de subvention. Participer aux comités d’évaluation des offres et / ou de sélection des projets de subvention.
• Suivre, notamment par des missions sur le terrain, l’ensemble des opérations du cycle du projet pour les projets/programmes régionaux ou bilatéraux qui sont confiés à l’équipe.
• Approuver techniquement des documents concernant la mise en œuvre des projets gérés au Siège et des prestations fournies par les contractants (plans, études, rapports, etc.) pouvant donner lieu à un déboursement de fonds. Vérifier les documents concernant la fin du projet et proposer la liquidation et clôture financière de l’engagement y afférent.
+ PROGRAM / PROCESS / PROJECT MANAGEMENT – TAD Analyse et conseil technique
• Participer à l’instruction des projets régionaux et à la supervision de leur mise en œuvre, en vue d’assurer la durabilité du projet, la participation des bénéficiaires (groupe cible et institutions) et leur appropriation (“ownership”).
• Contribuer aux activités de coordination sectorielle dans les domaines de la compétence du gestionnaire du programme, notamment dans les réseaux thématiques et en collaboration avec les DGs sectorielles de la Commission, les Délégations et l’EEAS.
• Participer à la préparation d’outils méthodologiques pour la gestion et le monitoring des projets (manuels, guides, modèles..)
Ref. Ares(2017)5789188 – 27/11/2017
+ DG- or SERVICE-INTERNAL MANAGEMENT and COORDINATION – ICO Coordination et consultation interservices
• Assister aux réunions de coordination interservices dans un ou plusieurs des domaines de sa compétence avec les DG géographiques et sectorielles.
+ INFORMATION and DOCUMENT MANAGEMENT – Document Management
• En application des instructions reçues du Secrétariat Général en manière de bonne gestion documentaire, veiller à l’enregistrement et au classement dans ARES de tout document officiel entrant ou sortant.
• Utiliser Areslook pour enregistrer tout mail entrant ou sortant devant être considéré comme document officiel.
• Maintenir un suivi journalier des tâches et documents reçus via Ares.
• Maintenir CRIS (ou son successeur) à jour en y ajoutant tout document relatif au projet (rapports d’activités,acceptations de rapports..)
Job requirements
Experience
Job-Related experience: at least 1 year
Qualifier: essential
Expérience dans un ou plusieurs des domaines indiqués.
Expérience dans la gestion des programmes et projets de coopération.
Expérience dans les pays en développement ou en transition : souhaitable.
Expérience de terrain ou en délégation : souhaitable.
Expérience diversifiée (secteurs public/privé, UE / pays en voie de développement/transition :
souhaitable.
Languages
Listening Reading Spoken Spoken Writing
Interaction Production
English C1 C1 C1 C1 C1
French B1 B1 B1 B1 B1
Knowledge
• Policies
◦ Development
▪ Cooperation and development aid
◦ External relations
▪ European Neighbourhood Policy
• IT Tools
◦ External Trade
◦ Financial, budgetary and contractual tools
▪ CRIS (Common Relex Information System)
◦ Office automation tools
▪ Word
• Management and Organisation
◦ Project management
▪ Project monitoring methods and techniques
Competences
• Analysing and Problem Solving
◦ Ability to conceptualise problems, identify and implement solutions
◦ Capacity to analyse and structure information
• Communicating
◦ Capacity to communicate technical or specialised information
◦ Negotiation skills
• Delivering Quality and Results
◦ Ability to work in a proactive and autonomous way
◦ Eye for detail / Accuracy
• Learning and Development
◦ Flexibility (openness towards new demands, etc.)
• Prioritising and Organising
◦ Capacity to deliver in a structured way
◦ Planning capacity
• Resilience
◦ Stress resistance
• Working with Others
◦ Ability to work in a team
◦ Sociability skills
Job Environment
Organisational entity
Type:
Size: 16 to 25 people
Gender balance (within the entity): balanced team
Comments: Une représentation équilibrée est visée
Job related issues
[ ] Atypical working hours
Missions
[ ] Frequent, i.e. 2 or more missions / month
[ ] Long duration, i.e. missions lasting more than a week
Comments:
Flexibilité pour adapter le rythme de travail aux exigences
Charge de travail dense, avec un pic en fin d’année.
Workplace, health & safety related issues
[ ] Noisy environment
[ ] Physical effort / materials handling
[ ] Work with chemicals / biological materials
[ ] Radioprotection area
[ ] Use of personal protective equipment
[ ] Other
Comments:
Les bureaux sont situés au 4ème étage et bénéficient de la lumière naturelle. Ambiance de
l’Unité : très conviviale.

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